行政助理兼发展业务经理
Summary
职务名称
行政助理兼发展业务经理
部门
大学的发展
汇报对象(职位名称)
大学发展副校长
状态
全职/豁免
工作总结
行政助理和发展运营经理提供直接支持 给大学发展副总裁. 这个角色将协调和管理行政人员 安排,准备和组织重要的会议材料和演示,协调 部门预算,除了办公室的日常管理. 能力 能够处理多个问题,分清轻重缓急,管理截止日期; 能够谨慎处理机密信息. 强大的人际关系, 沟通(包括良好的写作和校对能力),外交和组织能力 技能要求. 熟练使用Office办公软件(Word, Excel, PowerPoint, 和展望)是必要的. Proactive and independent approach to work; team player with 需要强烈的主人翁意识. 具有专注于细节的能力 精度. 能够独立工作.
监管责任
- 管理副总裁的业务和行政需求
- 监督部门的日常工作流程和运作
- 管理开发团队的行政职责
- 作为部门内部和外部需求的第一联系人
- 偶尔为晋升人员提供行政支持
职责/责任
行政职责
- 作为大学发展副校长的联络人和联络点
- 提供高级行政支持,包括起草和管理信函; 安排约会和管理高管的日程
- 在保密的过程中,对敏感问题有最高的判断力 档案,电子记录,以及大学推进副校长的日历和电子邮件
- 计划,预算,协调和监督大学发展副总裁要求的项目
- 创建/准备信函,演示文稿,报告,图表,电子表格 或者代表副总统
- 协调副校长与校园和其他成员的沟通 必要时. 撰写和编辑信件,包括但不限于礼物和信件 其他致谢,信件,建议,和后续通信的各种 成分
- 亲自管理和汇报上级安排的特殊部门项目 副总统
开发团队
- 为副总裁和开发团队组织差旅,协调费用并编写报告
- 确保开发领导团队及时跟进并按时完成任务
- 负责出席会议并做好会议记录 操作
- 计划部门会议的后勤和议程,并在会议之前向副总裁汇报 会议及活动
- 处理内部会议的安排,包括设施安排、食物安排、议程安排; 截止日期提醒等.
- 准备大学发展的特别报告和日常报告,包括周报 报告
- 作为办公室联系人适当地接听和直接电话
- 管理和监督大学发展小组运作资金的正确使用
- 跟踪所有部门的发票和费用,并向主管提供余额报告
- 维持部门办公室供应水平
- 每天领取部门收到的邮件和包裹
- 管理大学进步表,包括内部/外部活动,高尔夫 购物车使用情况、假期请求等.
人民与文化办公室
- 作为人力资源事务的联络人和联络点 新聘,调动,解雇,工作分类变更的记录,以及 副总裁交办的其他工作
- 通过填写表格、报告、日志和记录来记录人力资源活动
- 协助部门内的人力资源流程,包括绩效 审核、招聘、面试和其他必要的人力资源行政工作
- 支持所有入职流程,包括初始材料
- 与部门共享重要流程,表格,截止日期
- 寻找空缺职位的协调员
所需的技能/能力
- 优秀的口头和书面沟通能力
- 出色的时间管理能力
- 较强的分析和解决问题的能力
- 能够区分任务的优先级,并在适当的时候分配任务
- 能够成熟地处理敏感和机密信息
- 能自如地与高层管理人员交流
- 具有团队合作精神,能够培养富有成效的工作关系
- 足智多谋,积极进取
学历、证书、执照、 & 经验
- 本科以上学历优先
- 3 - 5年支持高级管理人员或团队的工作经验
- 优秀的计算机技能,包括办公软件
生理需求
例子:
- 必须能够举起和携带重达20磅的设备和物资.
- 必须能够弯腰,弯腰,伸手.
- 灵巧的手能有效地操作电脑键盘和其他商业机器.
- 有足够的听力,能进行有效的面对面和电话沟通.
重要提示
这不是所有责任、职责和/或所需技能的详尽清单 对于这个职位. 大学保留修改及更改责任的权利 满足组织需求.
应用
有兴趣的申请人被要求提交一份简历、求职信和简历副本 推荐人名单和一份完整的 居的应用程序 给乔纳森·米尔斯 uajobs@quanluo.net.